36協定の書き方｜様式第9号の記入から届出まで実務目線で解説

法定労働時間（原則として1日8時間・週40時間）を超える時間外労働や、法定休日の労働をさせるには、労使協定（36協定）を締結し、所轄の労働基準監督署長へ届け出る必要があります。

一般的なケースでは、原則となる限度時間の範囲内なら様式第9号、臨時的な特別の事情により限度時間を超える可能性がある場合は、特別条項付きの様式第9号の2を使用します。

時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間です。これを超える時間外労働を定めるには、臨時的な特別の事情を明示した特別条項が必要ですが、特別条項を設けても法律上の上限を超えることはできません。

この記事では、自社の残業実態の把握から様式の選択、記入、締結、届出、周知までを、中小企業の実務担当者が手を動かせる順序で解説します。まず結論を押さえてから、各ステップを確認してください。

36協定とは（労働基準法第36条の位置づけ）

36協定とは、労働基準法第36条にもとづく「時間外労働・休日労働に関する労使協定」の通称です。

労働基準法では、労働時間を原則として1日8時間・週40時間以内と定めています。これを「法定労働時間」といいます。また、原則として毎週少なくとも1回、または4週間を通じて4日以上の法定休日を与えなければなりません。

法定労働時間を超えて働かせることや、法定休日に働かせることは原則として認められていません。例外として、使用者と労働者側が36協定を締結し、所轄の労働基準監督署長へ届け出た場合に限り、協定の範囲内で時間外労働・休日労働をさせることができます。

したがって、36協定を締結していても、届け出る前に時間外労働・休日労働をさせることはできません。届出をしないまま法定時間外労働や法定休日労働をさせると、労働基準法違反となる可能性があります。

なお、常時10人未満の労働者を使用する商業、映画・演劇業、保健衛生業、接客娯楽業の一部事業場には、週の法定労働時間を44時間とする特例があります。自社が特例措置対象事業場に該当するかは、業種と事業場の労働者数をもとに確認してください。

時間外労働の上限規制

時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間です。臨時的な特別の事情があり、労使が合意して特別条項を設ける場合でも、次の上限を超えることはできません。

• 時間外労働は年720時間以内（法定休日労働を含まない）
• 時間外労働と法定休日労働の合計が、単月100時間未満
• 時間外労働と法定休日労働の合計が、2〜6か月平均のすべてで月80時間以内
• 時間外労働が月45時間を超えられるのは年6か月まで

「2〜6か月平均80時間以内」は、2か月平均、3か月平均、4か月平均、5か月平均、6か月平均のすべてについて満たす必要があります。これらは労使が合意しても超えることのできない法律上の上限です。

また、対象期間が3か月を超える1年単位の変形労働時間制の対象者については、原則となる限度時間が月42時間・年320時間となる場合があります。

時間外労働の上限規制は、大企業には2019年4月、中小企業には2020年4月から適用されています。

建設事業、自動車運転の業務、医師などには2024年4月から上限規制が適用されていますが、現在も一般業種とは異なる上限、例外、専用の届出様式があります。これらに該当する場合は、様式第9号・第9号の2だけで判断せず、厚生労働省が示す業種別の規制内容と現行様式を確認してください。

どの様式を使うか（様式第9号／様式第9号の2）

一般的な業種で使用する様式は、時間外労働の定め方によって次のように分かれます。

状況	使う様式	特徴
原則の限度時間（月45時間・年360時間以内）で足りる	様式第9号	一般条項のみ。限度時間を超える時間外労働を予定しない場合に使用
臨時的な特別の事情により、原則の限度時間を超える可能性がある	様式第9号の2	特別条項付き。特別の事情、回数、延長時間、手続、健康・福祉確保措置などの記載が必要

様式は、厚生労働省の「主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係）」から入手できます。

届出には、原則として厚生労働省が公開している所定様式を使用します。法定の必要事項がすべて記載されていれば異なる形式で届け出ることも可能ですが、記載漏れを防ぐため、通常は公式様式を使用するのが確実です。

なお、建設事業、自動車運転の業務、医師、新技術・新商品等の研究開発業務などには、別の様式が用意されています。該当する業務がある場合は、最新の様式一覧を確認してください。

36協定の書き方・届出の実務手順

誰が・いつ・何を・どの様式で進めるかを、次の順序で整理します。

手順	誰が	何を	どの様式・書類で
① 残業実態の把握	人事・総務担当者	事業場・部署・業務ごとの時間外労働、法定休日労働の実績と見込みを整理	勤怠データ・実績集計
② 過半数代表者の選出	労働者側	過半数労働組合がない場合、労働者の過半数を代表する者を適正な手続きで選出	選出記録
③ 様式の選択	人事・総務担当者	一般条項のみで足りるか、特別条項が必要か、専用様式の対象業務があるかを判断	様式第9号／第9号の2／業種別様式など
④ 協定内容の作成	使用者側と労働者側	対象業務・人数・時間外労働の事由・延長時間・休日労働・有効期間・対象期間の起算日などを定める	協定書または選択した届出様式
⑤ 協定の締結	使用者と過半数労働組合または過半数代表者	労使間で書面による協定を締結	協定書または協定書を兼ねる協定届
⑥ 届出	使用者側の担当者	対象期間の開始前に、事業場を管轄する労働基準監督署長へ提出	36協定届（e-Govによる電子申請も可）
⑦ 周知	使用者側の担当者	締結・届出した36協定の内容を労働者へ周知	掲示・備え付け・書面交付・電子データによる公開など

36協定は、原則として会社全体ではなく、工場・支店・営業所などの事業場単位で締結・届出を行います。複数の事業場がある場合は、それぞれの事業場における労働者代表の選出や届出の要否を確認してください。

署名・押印は必要か

労働基準監督署へ提出する36協定届について、使用者の押印・署名は原則として不要です。ただし、36協定届を労使間の「協定書」として兼用する場合は、労使双方が合意したことを明らかにするため、労働者代表の署名または記名・押印が必要です。

別に労使双方が締結した協定書を作成し、その内容を36協定届に転記して提出する場合は、届出様式自体に労使双方の署名・押印をする必要はありません。

記入時のチェックリスト（要点）

• ☐ 事業場単位で協定を作成しているか
• ☐ 時間外労働・休日労働をさせる具体的な事由を記載したか
• ☐ 業務の種類を細分化し、対象範囲を明確にしたか
• ☐ 対象となる労働者数を記載したか
• ☐ 1日・1か月・1年の延長時間を記載したか
• ☐ 延長時間が上限規制の範囲内に収まっているか
• ☐ 協定の有効期間と、1年間の対象期間の起算日を記載したか
• ☐ 特別条項を設ける場合、臨時的な特別の事情を具体的に記載したか
• ☐ 特別条項を適用できる回数、限度時間、手続、健康・福祉確保措置を記載したか
• ☐ 時間外労働と法定休日労働の合計が、単月100時間未満・2〜6か月平均80時間以内となることを確認したか
• ☐ 過半数代表者が管理監督者に該当しないことを確認したか
• ☐ 過半数代表者が使用者の意向によって選ばれた者ではないことを確認したか
• ☐ 投票・挙手など、労働者の意思が反映される方法で過半数代表者を選出したか
• ☐ 協定届を協定書として兼用する場合、労働者代表の署名または記名・押印があるか

過半数代表者の選び方

事業場に労働者の過半数で組織する労働組合がある場合は、その労働組合と36協定を締結します。そのような労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者を選出します。

過半数代表者は、次の要件を満たす必要があります。

• 労働基準法上の管理監督者ではないこと
• 36協定を締結する者を選出することを明らかにしたうえで選ばれていること
• 投票・挙手など、労働者の意思が反映される民主的な方法で選出されていること
• 使用者の意向にもとづいて選出された者ではないこと

使用者が一方的に代表者を指名したり、親睦会の代表者などを自動的に過半数代表者として扱ったりすることは適切ではありません。選出日、選出目的、候補者、選出方法、結果などを記録として残しておくとよいでしょう。

対象期間・有効期間・更新の違い

36協定では、「対象期間」と「有効期間」を分けて理解する必要があります。

項目	意味	期間の考え方
対象期間	時間外・休日労働の上限を管理する期間	労働基準法により1年間に限られる
有効期間	36協定そのものが効力を有する期間	1年間を超えて設定することも可能だが、1年間とすることが望ましい

36協定の対象期間は必ず1年間です。一方、有効期間を1年間より長く設定することも法律上は可能です。その場合でも、時間外労働の上限は、協定で定めた起算日から1年ごとに区分した各対象期間について管理します。

ただし、36協定は定期的に内容を見直す必要があるため、厚生労働省は有効期間を1年間とすることが望ましいとしています。実務上も、有効期間を1年間として毎年締結・届出を行う運用が一般的です。

• 対象期間は必ず1年間とします。
• 有効期間は1年間とすることが望ましく、実務上も1年間とする企業が一般的です。
• 対象期間の起算日は4月1日や1月1日とする企業が多く見られます。
• 有効期間を1年間より長く設定しても、上限時間は起算日から1年ごとの対象期間で管理します。
• 対象期間の途中で36協定を締結し直しても、上限管理の起算日を自由にリセットすることは原則としてできません。
• 届出前の時間外・休日労働に36協定の効力を遡及させることはできません。

届出後の周知

36協定は、締結して労働基準監督署へ届け出るだけでなく、その内容を労働者へ周知する必要があります。

周知方法には、次のようなものがあります。

• 各作業場の見やすい場所への掲示・備え付け
• 労働者への書面交付
• 社内システムなど、労働者がいつでも確認できる電子データでの公開

管理職だけが閲覧できる場所に保管するのではなく、対象となる労働者が必要なときに確認できる状態にしておくことが重要です。

よくある誤解と正しい理解

• 「一度出せばずっと有効」→ 誤り。36協定には有効期間があり、期間満了後も時間外・休日労働をさせる場合は、改めて締結・届出が必要です。
• 「36協定の有効期間は最大1年間」→ 誤り。1年間に限られるのは対象期間です。有効期間を1年間より長く設定することもできますが、1年間とすることが望ましいとされています。
• 「特別条項があれば無制限に残業させられる」→ 誤り。特別条項でも年720時間、単月100時間未満などの法律上の上限があります。
• 「年720時間には休日労働も含まれる」→ 誤り。年720時間は時間外労働のみで判定し、法定休日労働は含みません。
• 「月100時間未満にも休日労働は含まれない」→ 誤り。単月100時間未満と2〜6か月平均80時間以内の判定には、時間外労働と法定休日労働の両方を含みます。
• 「36協定を出せば残業代は不要」→ 誤り。36協定は時間外・休日労働を可能にする手続きであり、割増賃金の支払い義務はなくなりません。
• 「労使で締結すれば、届出前でも残業させられる」→ 誤り。36協定の効力を生じさせるには、所轄の労働基準監督署長への届出が必要です。
• 「本社で一つ届け出れば、すべての支店に適用される」→ 原則として誤り。36協定は事業場単位で締結・届出を行います。
• 「過半数代表者は会社が指名してよい」→ 誤り。労働者の意思が反映される方法で選出する必要があります。
• 「必ず署名・押印が必要」→ 届出自体への使用者の署名・押印は原則不要です。ただし、協定届を協定書として兼用する場合は、労働者代表の署名または記名・押印が必要です。

AIで効率化できる部分と、人が判断すべき部分

36協定に関する作業を切り分けると、負担を減らしつつ精度を保てます。

AIやツールで効率化できるのは、次のような部分です。

• 勤怠データの集計や、事業場・部署・業務別の残業実績の整理
• 月45時間超の回数や、年720時間までの累計時間の集計
• 時間外労働と法定休日労働を合計した単月100時間未満、2〜6か月平均80時間以内の確認
• 公式様式に記入する内容の下書き
• 対象業務や時間外労働の事由に関する記載案の作成
• 有効期間、対象期間の起算日、更新期限のリマインド設定
• 記入漏れを確認するチェックリストの自動化

AIに勤怠データや業務の要点を渡して記載案を作成させ、担当者が原資料と照合する使い方が考えられます。ただし、個人情報や勤怠情報を外部のAIサービスへ入力する場合は、自社の情報管理ルールにも注意してください。

一方で、次の点は人が判断し、必要に応じて社会保険労務士や労働基準監督署などへ確認してください。

• 過半数代表者の選出手続きが適法かどうか
• 特別条項を設ける必要があるかどうか
• 特別条項に定める事情が、臨時的な特別の事情として適切かどうか
• 延長時間や特別条項の内容が自社の実態に即しているか
• 協定内容が法律上の上限規制に適合しているか
• 建設事業、自動車運転の業務、医師などの特例や専用様式に該当するか
• 就業規則、雇用契約、勤怠管理の運用と36協定の内容が整合しているか

法令の適用可否や協定の適法性については、AIの出力をそのまま採用せず、必ず人が確認することが前提です。

なお、就業規則は労働時間や休日などの社内ルールを定める文書です。36協定を届け出ても、就業規則や労働契約に時間外・休日労働を命じる根拠がなければ、個々の労働者に時間外・休日労働を命じられるとは限りません。36協定だけでなく、就業規則などの内容もあわせて確認しましょう。

よくある質問（FAQ）

Q. 従業員が数人の小さな会社でも36協定は必要ですか。

A. 必要です。人数にかかわらず、法定労働時間を超える時間外労働や法定休日労働をさせる場合は、36協定の締結・届出が必要です。ただし、過半数代表者は事業場の労働者から適正な方法で選出する必要があります。

Q. 残業がまったく発生しない場合も届け出るべきですか。

A. 法定労働時間を超える時間外労働や法定休日労働が一切ない場合、36協定の締結・届出は必須ではありません。所定労働時間を超えていても法定労働時間内に収まる残業だけであれば、そのことだけを理由に36協定が必要になるわけではありません。ただし、法定時間外労働等が発生する可能性がある場合は、実際に発生する前に締結・届出を済ませてください。

Q. 特別条項を付ければ上限はなくなりますか。

A. なくなりません。一般業種では、特別条項を設けても、時間外労働は年720時間以内、時間外労働と法定休日労働の合計は単月100時間未満・2〜6か月平均80時間以内、時間外労働が月45時間を超えられるのは年6か月まで、という上限を守る必要があります。

Q. 36協定の対象期間と有効期間は同じですか。

A. 同じではありません。対象期間は時間外労働の上限を管理する期間で、必ず1年間です。有効期間は協定そのものが効力を有する期間で、1年間を超えて設定することも可能です。ただし、定期的な見直しの観点から、有効期間は1年間とすることが望ましいとされています。

Q. 36協定は毎年更新しなければなりませんか。

A. 有効期間を1年間としている場合は、期間満了後も時間外・休日労働をさせるために毎年の締結・届出が必要です。有効期間を1年間より長く設定することも可能ですが、実務上は1年間として毎年見直す運用が一般的です。

Q. 電子申請はできますか。

A. e-Govを利用した電子申請が可能です。届出先は、原則として対象となる事業場を管轄する労働基準監督署長です。

Q. 36協定届に署名や押印は必要ですか。

A. 労働基準監督署へ提出する届出自体について、使用者の署名・押印は原則不要です。ただし、36協定届を労使間の協定書として兼用する場合は、労働者代表の署名または記名・押印が必要です。

Q. 36協定を届け出れば残業代は支払わなくてよいのですか。

A. いいえ。36協定は時間外・休日労働を可能にするための手続きであり、割増賃金の支払い義務は別途残ります。法定時間外労働、法定休日労働、深夜労働について、それぞれ法律に従った割増賃金を支払う必要があります。

まとめ

36協定は、自社の時間外労働・休日労働の実態を把握し、原則の限度時間内で足りる場合は様式第9号、臨時的な特別の事情により限度時間を超える可能性がある場合は特別条項付きの様式第9号の2を選び、事業場単位で締結・届出を行うのが基本です。

一般業種における時間外労働の上限は原則として月45時間・年360時間です。特別条項を設ける場合でも、時間外労働は年720時間以内、時間外労働と法定休日労働の合計は単月100時間未満・2〜6か月平均80時間以内、月45時間を超えられるのは年6か月までという上限があります。

時間外労働の上限を管理する対象期間は必ず1年間です。有効期間を1年間より長く設定することもできますが、厚生労働省は1年間とすることが望ましいとしており、実務上も毎年更新する運用が一般的です。

また、36協定の効力は届出前には生じません。対象期間の開始前に締結・届出を済ませ、届出後は労働者への周知、実際の労働時間の継続的な管理、次回更新のスケジュール管理まで行いましょう。