採用プロセスの準備段階で、すでに関係部署との情報共有を行ってきたと思います。引き続き、候補者が入社するまで、関連部署との継続的な情報共有を徹底し、候補者がストレスなく入社できるよう準備しましょう。
人事部門
入職後のオリエンテーションを担当する人事部門に、候補者に関する情報を提供しましょう。
多くの企業で、人事部門や労務部門が新入社員のオリエンテーションを行います。内定承諾の段階から、候補者を人事部門や労務部門に引き継ぐケースもあります。候補者が円滑に受け入れられるよう、スムーズな情報共有を心掛けましょう。
配属部署
候補者が所属する部署にも、情報共有を忘れずに行いましょう。
オリエンテーションが終わった後は、部署独自のオリエンテーションやオンボーディングが始まります。候補者のメンターが誰か、部署での役割や資料の用意について、採用担当者と部署間でコミュニケーションを取り、候補者が入社時に不安を感じないよう事前に確認しておくことが重要です。
セキュリティ部門
セキュリティ部門にも情報共有を徹底しましょう。
特にIT企業では、パソコンのセットアップやアカウントの設定など、セキュリティに関連した作業が多く発生します。候補者がスムーズに業務を開始できるよう、情報セキュリティ部門に情報提供を行い、適切な準備を行ってもらいましょう。
入職準備シート
情報共有において、毎回コミュニケーションを取るのは手間がかかると感じることもあるでしょう。
特に多数の採用がある場合には、入社準備を効率的に進めるために、入職準備シートの導入を検討してみましょう。このシートを使えば、Excelやスプレッドシートを通じた情報共有がスムーズに行え、関係者が作業しやすい環境を整えることができます。
入社に向けた様々なタスクや情報をまとめ、誰もが把握しやすくなります。シートは採用担当者が作成することもできますし、必要に応じて人事担当者や情報セキュリティ部門の担当者に協力を仰ぐことも可能です。シンプルなツールですが、円滑な入職プロセスの実現に役立ちます。