採用スケジュール

採用フレームワークを用いた場合のスケジュールについて解説します。

このスケジュールは、「今すぐ採用をはじめたい企業」や「ベンチャー企業」でのスピード感をイメージしています。進捗管理の目安として、このページを活用して頂けたら嬉しいです。

1.はじめに

「1.はじめに」のステップについては、概要説明で分量も多くないので1日で読んで頂けたら幸いです。

またフレームワークの構成や、スケジュールの理解についても同日に読んでいただき、進捗状況を振り返るタイミングで都度確認して頂けたらと思います。

2.人事計画

「2.人事計画」のステップから本格的に採用担当者としての仕事がはじまります。

「人事計画」スケジュールの目安

人事計画のスケジュールは会社の規模にもよりますが、ベンチャー企業であれば1週間程度を目安に進めてください。この人事計画作成については、採用担当者だけで作成することはできません。

必ず経営者や現場責任者、場合によっては現場担当者とのMTGやヒヤリングの機会を設けることが必要です。まず経営者や現場責任者との時間調整を最優先で進めましょう。

経営方針からスタート

採用をスタートする前に、自社分析をしておいた方が次工程に進んだときに効率が良く、迷走する確率も低くなります。

また採用担当者の場合、経営方針の理解から始めましょう。「採用戦略の重要性」パートでもお伝えしましたが、採用戦略は経営戦略と密接に関連していますので、経営方針の理解が欠かせません。

現場ヒヤリングも忘れない

また経営方針の理解と同時に、現場へのヒヤリングも行います。これは採用戦略が、組織戦略とも密接に関連しているからです。

例えば経営者が人を増やしたいと考えていても、現場がそれに納得していないなどのケースがあるかもしれません。もしくは現場が人を増やしたいと考えていた場合でも、それに伴った受入準備があるのか、新入社員を教育できる人員がいるのか、仕事は明確に決まっているかなどの状況を把握しておく必要があります。

現場の情報を経営者が把握しきれていないことは多くあります。採用担当者がみずから、経営者と現場責任者に直接確認することでコミュニケーションミスを防ぐことができます。人事計画に関するコミュニケーションを密接に行うことで、採用活動をスタートしたときに起こりうるトラブルを未然に防げるかもしれません。

3.採用計画

「3.採用計画」のステップでは、人事計画で得た情報や分析結果をもとに具体的な採用計画を作成していきます。

採用計画で行うことは、

などです。

「採用計画」スケジュールの目安

採用計画を初めて作成する場合は、1週間ほど時間がかかるかもしれません。理由としては、作成したペルソナ像やJDシートの中身、採用目標について、経営者や現場責任者に確認する必要があるからです。

この採用計画の目的は、人事計画でヒヤリングした内容を採用担当者が正しく理解できているか言語化していくことです。そのため採用目標・ペルソナ像、JDシートに修正や訂正があると、その分時間ロスにつながってしまうので注意が必要です。

4.採用活動の準備

「4.採用活動の準備」のステップでは、採用活動を効率的に進めていく上で必要な準備をしていきます。料理でいえば、下ごしらえのような作業です。

具体的には

などです。

「採用活動の準備」スケジュールの目安

必要なシートを準備していますので、２、３日程度で準備可能だと思います。管理シートなど全て一から準備する場合は、１~２週間ほど時間が必要かもしれませんので、うまく本サイトのテンプレートを活用頂けたら幸いです。

また次ステップの「５.求人募集」については、社内だけではなく社外との連絡が発生しますので、スケジュールがコントロールできない部分もでてきます。そのため採用活動の準備をしているタイミングで同時に、求人募集についてもスタートできれば理想的です。

5.求人募集

「5.求人募集」のステップでは、応募者の母集団を確保していきます。このステップで効果的に応募者を集めることができれば、面接で良い人材を獲得できる確率があがります。

「求人募集」スケジュールの目安

求人募集については、大きく前段と後段にスケジュールが分かれます。

前段については、取引会社との契約があります。一から求人をスタートする場合は、求人掲載や人材紹介のためにサービス提供会社と契約を締結する必要があります。相手会社にもよりますが、審査から契約締結までの目安として１週間~２週間ほど必要だと考えておいた方が無難でしょう。

後段としては、それら契約した会社に求人要望を伝えて求人票を掲載してもらう必要があります。この時も人事計画や採用計画が重要で、要望が明確になっていれば取引会社にその内容を伝えたり、採用担当者側で求人を作成するだけで募集をスタートすることができます。

どういう採用手法にするのか、またいくつの採用手法を使うかで必要な時間は変わります。目安としては２週間ほど、会社によっては3~4週間ほどかかる場合もありますので、求人募集はなるべく早くスタートしていきましょう。

6.面接

「6.面接」のステップでは、応募して頂いた求職者の方と面接をしていきます。面接をスムーズにするために、面談シートや質問集の作成、見極めるポイントなどを理解しておくべき必要がありますが、本サイトに情報がありますので活用して頂けたら幸いです。

「面接」スケジュールの目安

面接の人数や面接フロー、職種や雇用形態にもよりますが、早ければ数日ないし1週間ほどで内定者が出てくると思います。

ここで重要なのは、複数の候補者と効率良くコミュニケーションをとり社内調整をしながら、良い人を採用できるように進めていくということです。採用担当者の力量が問われるのは、まさにこのステップです。

面接をしていく中で、面接フローに問題があればフローの見直しをしたり、現場面接に同席して面接官のサポートをしたり役員の面接ではクロージングポイントを事前に共有しておくなど縦横無尽に活躍する場面が用意されています。

これまでのステップ1~5まで、入念に準備していれば面接に集中してパフォーマンス高く仕事をすることができるでしょう。

7.求職者のフォローアップ

「7.求職者のフォローアップ」のステップでは、面接をおこなった求職者に対してのフォローアップを行っていきます。クロージングや入社条件の調整など入社した時にトラブルがないように、またモチベーション高く働いてもらうためのフォローをしていきます。

「求職者のフォローアップ」スケジュールの目安

求職者のフォローアップは、面接から入社までの期間続きます。入社が早い人であれば数日で終わりますし、入社が遅い人であればそれまでの期間フォローアップすることが必要です。

求職者が大切・不安だと感じているポイントを理解し、会社が提示できる条件と求職者の要望を調整することが求められます。採用担当者の調整がうまくできていないと、例え面接までがスムーズだとしても入職前に条件が合わないなどの残念なことになりかねません。

このようなことにならないように面接から求職者の丁寧なフォローアップを心がけていきましょう。

8.内定・入社準備

「8.内定・入社準備」のステップでは、入社までに必要な書類締結や関係部署への連絡をおこないます。採用担当者の連絡ミス一つで、大きなトラブルにつながることもありますので入社まで抜かりなくすすめていきましょう。

「内定・入社準備」スケジュールの目安

求職者の入職時期にもよりますが、採用担当者の仕事としては、数日で終わることが多いです。

このステップで最も重要なのは、労働条件通知書などの書類です。はじめての場合は書類作成に手間取るかもしれませんが、本サイトでは書類についてもダウンロード可能です。

書類ダウンロードを活用して頂いて、なるべく工数削減に役立ててください。

さいごに

採用フレームワークを利用いただくことで、採用活動の時間短縮につながります。全くゼロから採用する場合と採用フレームワークを学んでからスタートする場合だと1ヶ月~2ヶ月ほどは差が生まれてくるのではないでしょうか。

大手企業でない限り、多くの採用担当者は時間に追われた日々を過ごしていることだと思います。このサイトのフレームワークを利用いただき、ツール・書類ダウンロードなどもありますので工数削減に繋げて頂けたら幸いです。

そしてスケジュール目安や進捗確認に迷いが出てきたら、いつでもこのページに戻ってきてくださいね。